부적합 보고서, 부적합 통보서 양식 xls 업무용 서식, 업무양식 작성법

 부적합 보고서와 부적합 통보서는 품질 관리에서 중요한 문서로, 오류나 결함을 명확하게 정의하고 해결 방안을 제시하는 데 사용됩니다. 이 두 문서의 차이점과 작성 방법을 자세히 알아보세요. 양식도 첨부합니다.

 

  품질 관리 시스템에서 '부적합'이란 용어는 제품이나 서비스가 설정된 기준에 부합하지 않을 때 사용됩니다. 이러한 부적합 사항을 적절하게 관리하고 해결하기 위해 '부적합 보고서'와 '부적합 통보서'라는 두 가지 주요 문서가 사용됩니다. 이 글에서는 이 두 문서의 정의와 주요 차이점, 작성 방법에 대해 깊이 있게 알아보겠습니다.

 

 

부적합 보고서란 무엇인가?

 부적합 보고서는 제품, 서비스 또는 프로세스가 요구 사항을 충족하지 못하는 경우 작성되는 공식 문서입니다. 이 보고서는 주로 다음과 같은 정보를 포함합니다:

1. 부적합 사항의 상세 설명: 문제가 발생한 상황을 구체적으로 서술하여 이해를 돕습니다. 이를 통해 문제의 성격을 명확히 파악할 수 있습니다.
2. 문제 발생 원인 분석: 근본 원인을 파악하기 위해 사건의 배경과 문제 발생 과정을 철저히 조사하고 분석합니다. 이는 재발 방지에 중요합니다.
3. 수정 및 예방 조치 계획: 문제를 해결하기 위한 구체적인 조치와 함께, 유사한 문제를 방지하기 위한 예방 조치를 제시합니다. 이는 실행 가능한 단계로 구성되어야 합니다.

주요 작성법:
- 명확하고 간결한 서술: 보고서는 누구나 이해할 수 있도록 명확하고 간결하게 작성되어야 합니다.
- 증거 기반의 데이터 활용: 부적합 사항을 입증할 수 있는 자료와 데이터를 포함시킵니다.
- 책임 구분: 문제 해결에 필요한 담당자와 팀의 책임을 명확히 지정합니다.

 

 

부적합 통보서란 무엇인가?

부적합 통보서는 주로 외부의 공급업체나 파트너에게 부적합 사항을 알리기 위해 사용되는 문서입니다. 이 문서는 다음과 같은 요소를 포함할 수 있습니다:
1. 부적합 사항의 간략한 설명: 문제가 된 제품 또는 서비스에 대한 간략한 설명과 함께 부적합 사항의 성격을 설명합니다.
2. 부적합 사항이 발견된 시점: 문제가 발견된 날짜와 시간을 명시하여, 문제의 발생 시점을 명확히 합니다.
3. 요구되는 조치: 공급업체나 파트너가 취해야 할 조치를 명확히 제시하여 문제를 해결하고 유사한 문제가 다시 발생하지 않도록 합니다.

주요 작성법:
- 정확한 사실 전달: 부적합 사항에 대해 명확하고 정확한 정보를 전달하여 혼동을 방지합니다.
- 명확한 조치 요청: 공급업체가 이해하고 수행할 수 있는 구체적이고 명확한 조치를 요구합니다.
- 존중과 협력 강조: 문제 해결을 위한 협력의 중요성을 강조하며, 존중의 태도로 작성합니다.

 

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