직장내 의사소통 문제를 해결하는 방법

 사업의 성패에 기여할 수 있는 요인은 많지만, 사업이 성공하려면 효과적인 커뮤니케이션이 필요하다. 좋은 의사소통에는 명확한 의사 표현, 뛰어난 경청 능력, 효과적인 업무 글쓰기가 포함된다. 이러한 요소들이 없다면 의사소통에 차질이 생길 가능성이 매우 높다.

크고 작은 모든 사업은 의사소통 잘못으로 인한 잦은 갈등으로 부정적인 영향을 받을 수 있다. 그러나  매니저들은 잠재적인 의사소통 문제를 보고 사업에서 피해가 발생하기 전에 이를 해결할 수 있는 더 나은 위치에 있기 때문에 유리하다. 아래 팁은 직원들과의 의사소통 프로세스를 개선하여 의사소통 오류로 인한 문제를 피할 수 있도록 도와줄 것이다.

모든 미팅에 안건이 있는지 확인

회의가 많은 것은 모든 사업에 좋지 않지만, 명확한 의제와 목적이 없는 회의는 더더욱 나쁘다. 또한, 그것은 의사소통을 잘못하게 하는 계기가 될 수 있다. 회의 일정을 잡고 그 시간 동안 일이 성사되기를 바라지 말고 처음부터 회의의 미리 준비하고 그 목적에 충실하라.

예약하는 모든 회의에 대해 설정된 의제를 작성하고 회의 전에 직원과 공유하여 토론의 범위을 설정하자.  회의 전에 논의하고 싶은 안건을 추가하는 것도 좋은 방법이다.

 

모든 프레젠테이션/문서 공유

모든 사람이 회의 중에 메모를 잘 하는 것은 아니며, 회의 종료 시 논의된 모든 것이 유지되는 것은 아니다. 이것이 모든 참가자들이 회의 중에 논의된 프레젠테이션 파일이나 문서의 복사본을 받도록 하는 것이 중요한 이유다. 회의 전에 이 파일들을 공유해서 직원들이 실시간으로 메모를 하고 정보를 검토할 수 있다면 더욱 좋다.

 

전자 메일 메시지 간소화

 너무 길고 다양한 주제를 다룬 이메을 읽었을 때 혼란스러워 했던적이 있는가? 이메일은 생산성에 탁월한 대화 방식 중 하나지만, 혼란과 의사소통을 유발할 수도 있다. 이메일 메시지당 하나의 주제를 유지하고, 메시지를 부제목 또는 글머리 기호로 세분화하며, 제목줄을 작성할 때 서술적인 것보다 간단하지만 명료하게 표현하여 상대가 메일을 skip 하지 않게 하자.

 

주의 깊게 듣고 비언어적인 신호에도 집중하자

 모든 의사소통과 잘못된 의사소통이 구두로 이루어지는 것은 아니다. 우리는 위에서 이메일 통신의 모범 사례를 다루었고, 그러한 모범 사례들은 다른 유형의 서면 통신에도 해당된다. 하지만 바디랭귀지는 어떨까? 직원들과 조화를 이루며 비언어적인 단서를 포착할 수 있는 것이 중요하다. 이는 직원이 직접 귀하를 언급하는 데 100% 불편할 수 있는 문제를 적극적으로 해결하는 데 도움이 될 수 있다. 비언어적 의사소통과 함께 관리자로서 직원들과 효과적으로 의사소통할 뿐만 아니라 경청하는 것이 중요하다는 것을 기억하자.

 

상대가 쉽게 접근하게 개방하자.

개방 정책은 모든 유형의 기업에게 이익이 될 수 있다. 직원들이 접근하기 쉽다는 것은 당신이 그들의 관심사에 집중하고 그들의 피드백을 듣고 싶어한다는 것을 의미한다. 열린 마음은 당신의 직원들이 당신에게 쉽게 보이지 않을 수도 있는 사업에서 일어나는 일들에 대해 당신에게 말할 수 있도록 한다. 이러한 유형의 접근성은 당신의 업무에서 의사소통의 오차를 덜 발생시킬 수 있다.

 

마치며

 의사소통의 오류는 비즈니스 환경에서 매우 쉽게 발생할 수 있지만, 직원들과 의사소통하는 방식에 대해 선제적으로 대처하고, 직원들과 공개적으로 의사소통할 수 있도록 하는 것은 종종 의사소통의 오류에서 비롯되는 문제들을 피하는 데 도움이 될 수 있다. 이러한 비즈니스 커뮤니케이션 팁과 함께 사용하면, 당신은 번창할 잠재력이 있고 의사소통의 부진에 의해 제지당하지 않는 비즈니스의 기반을 구축할 수 있게 된다.