열심히가 아닌 스마트하게 일하는 15가지 방법

 지금 하고 있는 일에 정말 집중하고 열심히 일할 때, 내가 얼마나 많은 일을 할 수 있는지에 대해 새삼스럽게 놀란 경험이 있는가?

산만함을 최소화하고 집중하면 반나절이 걸릴 일을 두 시간 안에 완료하는 등과 같은 비슷한 경험을 말하는 것이다. 이러한 일시적인 생산성 폭발에 신경을 쓸수록, 더 열심히 일하는 것이 아니라 더 똑똑하게 일하는 것이 효율적으로 일을 하는 비결이라는 것을 깨닫게 된다.

 

 내 건강을 점검하고, 합리적인 방식으로 할 일을 계획하고, 일에 접근하는 새로운 방법을 테스트하는 것은 나를 전반적으로 더 행복하게 하고 생산적으로 만든다.

따라서, 직장 생활에서 중요한 것은 남보다 더 열심히 일하는 것이 아니라 아래 15가지 방법에서처럼 스마트하게 일을 하는 것이다.

 

 

1. 멀티태스킹을 하지 마라.

모든 일들을 멀티태스킹으로, 그것도 성공적으로 수행한 몇몇 예들은 아주 특별한 인재들의 아주 특별한 사례이다. 현실은 당신의두뇌를 풀가동해도 여러 가지 일에 모두 집중하는 것은 도저히 불가능하다. 심지어 이러한 멀티태스킹에 대한 도전은 당신의 정신 건강을 해칠 위험이 있다.

벌려놓은 모든 일들이 마치 성공적으로 관리되고 있는 것처럼 느껴질 수 있지만, 여러 작업들이 자주 전환되고 심지어 이중 하나라도해결이 즉시 되지 않는 작업이 발생하기라도 하면 결국 벌려 놓은 모든 일을 완료하기가 어려진다. 당신이 능력에 대해 자만하지 말고 한 가지의 일에 집중하고 순차적으로 진행하는 것을 권장한다.

 

2. 더 많은 휴식을 취해라.

휴식을 취하는 것은 스마트하게 일하기 위한 가장 좋은 방법 중 하나이다. 진정한 휴식이 없으면 뇌가 피곤해지고 산만해진다. 1항에 얘기한 멀티태스킹을 중단했다면 이제 집중하고 있는 각 작업 간에 휴식을 취하자.

뽀모도로 기법(Pomodoro Technique) 또는 플로 타입(Flowtime)과 같은 좀 더 과학적인(?) 방법들을 도입하여 일과 휴식의 시간을 최대한 활용하는 것도 좋은 방법이다.

 

* 뽀모도로는 이탈리아어로 '토마토'를 뜻하며, 타이머를 이용하여 25분간 업무에 집중하고 5분간 휴식을 취하는 것을 3~4회 반복한 후 15분~30분 휴식을 취하는 것을 말한다. 뽀모도로 기법의 여러 단점을 보완하여 등장한 기법이 플로 타임(Flowtime) 기법이다.

 

3. 일주일을 미리 준비하자.

더 크고, 더 힘들고, 더 긴급한 일들을 분류하여 주 단위의 계획을 수립하자. 갑자기 등장하는 일거리에 긴장을 풀 수 있는 좋은 방법으로 한 주를 미리 계획하여 하나씩일이 줄어드는 것에 대한 희열(?)을 만끽하자.

이것은 매일 가장 중요하거나 영향력 있는 일을 먼저 하도록 제안하는 생산성 방법인 Eat That Frog을 활용한 방법이다.

* Eat That Frog : 톰소여의 모험을 쓴 소설가 마크 트웨인의 어록 중 '살아있는 개구리를 먹어야 한다면 아침에 일어나자 먼저 하는 게 낫고 두 마리를 먹어야 한다면 큰 것부터 먹어라.'에서 나온 말로 일을 미리 세분화(어렵고 중요한 일부터..)는 기법

 

4. 유사한 작업은 함께 처리하자.

유사한 작업을 일괄 처리하면 다른 유형의 작업 간의 전환을 최소화하기 때문에 보다 효율적으로 작업을 할 수 있다. 이것은 한 번에 많은 양을 처리할 수 있기 때문에(그리고 생산성을 높일 수 있기 때문에) 작은 작업에 특히 유용하다.

참고로 1항의 '멀티태스킹을 하지 마라'라는 다른 일을 동시에 진행하는 것에 대한 주의사항이다.

 

5. 자신의 생체리듬을 파악하자.

작업을 계획할 때 당신이 언제 활력이 넘치는 지에(가장 생산적인지) 대해 무시하는 경향이 있지만 이는 생산성에서 중요한 역할을 한다. 모든 사람의 생체리듬은 다르며, 활력이 넘치는 시간도 당연히 다르다. 우리는 각각 순환 리듬이라고 불리는 우리 고유의 생체리듬체계를 가지고 있다.

예를 들어, 점심 직전에 가장 생산적이라는 것을 알고 있다면, 가능한 이 시간에 회의나 미팅을 잡는 것을 지양하자. 가장 에너지가 넘치는 이 시간에 가장 어려운 작업을 하고 쉬운 작업은 다른 시간으로 배치하라. 자신에게 맞는 크로노 타이프(Chronotype: 각자에게 잘 맞는 활동 시간대를 나타내는 일주기성)을 찾는 것을 권장한다.

 

6. 할 일 목록 줄이기

 정말 필요한 작업을 하고 있다면 할 일의 목록이 작은 것은 문제가 되지 않는다. 할 일의 목록이 적을수록 덜 위협적이고 더 생산적이고 효과적이다. 
이것은 중요한 일을 말하며 간단하고 가벼운 일들을 부수적으로 몇 개 더 추가하는 것은 문제가 되지 않는다. MIT (Most Important Task : 가장 중요한 작업 방법)를 참고하여 하루에 중요한 일을 세 가지로 줄여보자.

 

7. 낮잠과 커피 한 잔

낮잠은 당신의 기억력에 놀라운 작용을 할 수 있고 당신이 방금 배운 것들을 굳히는 데 도움을 줄 수 있다. 또한 짧은 낮잠이 떨어져 있는 당신의 에너지 수준을 개선하는 가장 좋은 방법이 될 수도 있다는 것이다.

카페인 섭취의 생리학적 효과를 느끼는 데는 걸리는 약 20분이 소요되므로 커피 한 잔을 마신 후 이 시간 동안 낮잠을 취하는 것이 더욱 효과적이다.

 

8. 알림 끄기

작업하는 동안 (or 가장 집중하는 동안)에는 모든 알림을 끄거나 꼭 필요한 알림만 표시되게 설정하자.
갑자기 울리는 소리와 메시지로 당신이 산만해지는 것을 미연에 방지시킬 수 있다.

 

9. 펜과 종이를 사용하자.

업무량과 할 일의 관리를 위해 사용하는 여러 가지 툴에 지나치게 의존하는 것은 권장하지 않는다. 다시 집중을 할 수 있도록 펜과 종이를 이용하여 작업해야 할 간단한 목록을 만들고 회의 중에 메모를 할 때도 펜과 종이를 사용하자. 이 방법 컴퓨터나 스마트폰에서 계속해서 울리는 알림(또는 주의가 산만해질 여러 가능성)으로 인해 생산성과 집중도가 떨어지는 것을 막을 수 있다.

 

10. 시간 추적 및 생산성 검토

시간을 어디서 어떻게 낭비하고 있는지 모르겠다면 며칠 동안 하는 모든 일을 추적해 보자. 하루 동안 무엇을 하고 얼마나 오래 걸리는지 종이에 적어보자. 내가 해야 하는 일보다 자주 하는 일의 추세를 파악하는 데는 그리 오래 걸리지 않을 것이다.

진행 상황을 자주 검토하면 효과가 있는 항목과 그렇지 않은 항목을 식별하는 데 도움이 된다. 매주 또는 매월 완료한 내용을 확인하는 것을 잊어버리지 않게 미리 알림을 설정하자. 또한 당신이 어떤 일에 고군분투했었는지에 주목하자. 이렇게 하면 당신의 생산성과 우선순위에 대한 정확한 검증을 할 수 있을 것이다.

 

11. 할 수 있는 것은 자동화하라.

자동화될 수 있는 반복적인 작업을 찾아보자. 놀랍게도 당신의 작업에서 많은 부분들은 정해진 규칙대로의 루틴으로 이뤄질 것을 쉽게 확인할 수 있다. 이런 반복적인 작업들을 Zapier나 Integromat 등의 tool 을 이용하면, 당신은 좀 더 새롭거나 창의적인 일에 시간과 리소스를 사용할 수 있게 된다.

 

12. 자연 속에서 시간 보내기

자연 속에서 시간을 보내는 것은 집중력을 향상시키고 스트레스를 낮추는 아주 간단하고 자유로운 방법이다. 연구에 따르면 공원이나 숲과 같은 녹지에서 시간을 보내는 것은 스트레스와 혈압을 낮추는 동시에 주의력을 향상시킬 수 있다고 한다.

장소의 제약이 있다면 자연 풍경의 사진을 보는 것만으로도 긍정적인 감정을 증가시키고 인지적으로 까다로운 작업에 대한 반응 시간과 정확성을 향상시킨다는 연구 결과도 있다.

 

13. 일찍 일어나라.

일찍 일어나면 이전과 비교할 수 없는 새로운 하루를 시작할 수 있다. 많은 생산적인 작가, 예술가, 경영진은 일찍 일어나는 것으로 알려져 있다.

아직 일찍 일어나는 것이 힘들다면 기상 시간을 조금씩 앞당기는 연습을 하자. 평소에 오전 8시에 일어나는데 갑자기 오전 6시로 변경하지 말고 먼저 오전 7시 45분을 목표로 하고 조금 시 시간을 앞당기는 것이 효과적이다.

 

14. 작업에 맞게 음악 설정

많은 집중을 필요로 하지 않는 간단한 작업을 하고 있다면 좋아하는 음악을 틀고 기분을 전환해 보자. 연구에 따르면 음악을 들을 때 작업이 더 잘 수행되고 스트레스를 최소화하는 데 도움이 될 수 있다 한다.

다양한 유형의 작업에 적합한 음악을 선택하는 것이 중요하다. 예를 들어, 서술적인 가사가 포함된 음악은 인지 작업에 주의를 산만하게 할 수 있는 반면, 경쾌한 음악은 반복적인 작업에 효과적이다.

 

15. 작업 시작 날짜 설정

다가오는 마감일에 대해 느끼는 스트레스를 근본적으로 줄이기 위해 예정된 모든 작업의 시작 날짜를 설정하여 마감일보다 훨씬 전에 내가 포착할 수 있게 하자.

더 이상 마감 시간 직전에 일을 끝내기 위해 서두르지 않아도 되니 중압감에서 벗어 날수 있다. 많은 할 일 목록을 관리하는 앱에서 시작 날짜 기능 또는 이와 유사한 기능을 제공하니 활용해 보자.