문서의 작성과 관리 실무 교육자료 PDF

목차

1. 문서의 작성
2. 문서의 관리
3. 기타 참고자료

 

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<주요내용>

1. 문서의 작성
 1-1.문서작성의 필요성
   - 조직내의 중요한 경영활동 정책 결정의 수단 
   - 각종 경영활동의 기록 및 보존
   - 체계화된 업무진행 및 책임소재의 명확화
   - 회람 및 대외 전달 수단

 1-2. 용어의 정의
   - 문서 : 회사 업무활용에 관련된 기안,공문,보고서 등의 일반서류
           (영수증,전표,회계장부,규정,지침,전산자료,각종 통계자료 등 포함)
   - 결정 : 해당사안에 대해 조직체의 의사결정을 할 수 있는 자가 그 의사를
           결정하는 것.
       * 전결 : 위임전결 규정상 최종 결정권자의 결정
       * 대결 : 결재권자의 부재 시 그 직무를 대행하는 차 상급자가 대신 결재하는 것. 
       * 후결 : 전결권자의 부재 시 하위직급의 직무대행자가 결재하여 우선 업무를 실행,
                  전결권자 복귀 이후 반드시 결재 득하는 것 

 1-3. 문서작성의 원칙
   - 읽기 쉽고 격식에 맞는 표현 사용 
   - 간결한 표현, 핵심 위주의 문장 구성
   - 6하 원칙에 의거 정확히 표현
   - 문서의 제목이 보고의 핵심을 표현하도록 구성
   - 중복되는 표현의 지양
   - 오자나 탈자가 발생하지 않도록 유의
   - 장황한 문장은 피하고 도표등의 시각자료 활용 


 1-4. 문서의 종류
    내용의 중요성과 가치의 정도에 따라 구분
      - 대내문서 : 사내에서 작성, 시행, 유통되는 것
      - 대외문서 : 사외로부터 접수되거나 사외로 발송하는 문서
      - 기안문서 : 결재를 득하여 실행하기 위한 품의문서(기안서,보고서)
      - 시행문서 : 지시,통지,명령 등 일정사항을 시행토록 전달하는 문서(공문, 협조전, 전언통신문 등)
      - 사규문서 : 사규로써 효력을 가지는 사항을 정하는 문서, 장기보관 됨.
                    (정관,규정,규칙,세칙,지침,매뉴얼 등)
      - 안내문서 : 일정한 사항을 알리기 위한 문서,시효가 지나면 무의미한 문서
                    (공지사항,정보지,뉴스,광고,안내문)
      - 일반문서 : 앞의 문서종류 이외의 문서를 통칭 함.

 

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[참고글] 2022.01.11 - [양식모음] - 업무용 서식 100선



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